Da Kort & Matrikelstyrelsen samt landets ca. 75 landinspektørfirmaer skulle i gang med et nyt system til digital sagsbehandling, var AD HOC IT en væsentlig og positiv faktor.
Kort & Matrikelstyrelsen er en central statslig myndighed med ansvar for bl.a. opmåling, kortlægning og matrikel- og landinspektørvæsen. Styrelsen har mange arbejdsområder, men bl.a. skal alle ændringer i danske ejendommes grænser indberettes af landinspektører til Kort & Matrikelstyrelsen, som indføjer ændringerne i Matriklen.
Som led i statens digitaliserings-strategi blev behandlingen af matrikulære sager digitaliseret i eftersommeren 2008. Det betød, at Kort & Matrikelstyrelsens ca. 25 matrikulære sagsbehandlere gik
over til digital sagsbehandling i det dengang nyudviklede miniMAKS, som behandler sager indsendt i
MIA, Matrikulært Informations- og Ajourføringssystem. Men herudover skulle Danmarks ca. 75 landinspektørfirmaer fra den ene dag til den anden begynde at indsende sager i digitalt format og med digital signatur.
Problemforebyggelse med AD HOC IT
”Vi vidste på forhånd, at overgang-en ville blive problematisk,” fortæller Gary Denison, chef for systemenhed-en i MAJ-området, som varetager den matrikulære sagsbehandling i Kort & Matrikelstyrelsen. Udviklingen af miniMAKS havde nemlig været forsinket, og systemet rummede stadig en del fejl. Men i Kort & Matrikelstyrelsen havde man fastholdt ibrugtagningsdatoen for ikke at sætte den vigtige digitalise-ringsproces på hold. ”Så vi arbejdede på at forebygge problemerne i videst muligt omfang,” siger Gary Denison.
AD HOC IT var et vigtigt element i problemforebyggelsen
”Vi kendte AD HOC IT i forvejen, da det bliver brugt i Miljøministeriets it-support. Så vi vidste, at systemet var let at bruge, stabilt i drift og et rigtig godt værktøj til at strukturere brugernes henvendelser,” forklarer Gary Denison.
Derfor blev AD HOC IT det primære arbejdsredskab i MIA-Service - den brugerservice-gruppe, som styrelsen oprettede i forbindelse med ibrugtagningen af miniMAKS, og som bl.a. havde – og har – til opgave at yde support til de eksterne brugere, landinspektørerne.
Meget blandet brugergruppe
Landinspektørerne udgør en blandet brugergruppe. ”Der er både store, landsdækkende firmaer og små enkeltmandsfirmaer. De konkrete brugere kan være både administrativt kontorpersonale, teknikere og landinspektører, og der kan være meget stor forskel på it-kundskaberne,” fortæller Jesper Lassen, medarbejder i MIA-Service. I MIA-Service var man klar over, at det ikke var realistisk at forlange, at alle henvendelser til MIA-Service skulle ske via AD HOC IT. Men man havde som mål, at så meget kom-munikation som muligt foregik via AD HOC IT.
”Vi har gennem hele forløbet arbejdet på, at så mange landinspektører som muligt skulle bruge AD HOC IT til deres supportspørgsmål til os. Dels fordi det giver os det bedste overblik over henvendelserne her i MIA-service, og dels fordi AD HOC IT er tilgængeligt altid – i modsætning til vores telefoner, der jo kun kan bruges inden for vores åbningstid,” forklarer Jesper Lassen.
AD HOC IT som samlende element
Den pragmatiske tilgang har derfor været, at der var tre veje ind i MIA-Service: Gennem AD HOC IT, via mail og via telefon. Dog har AD HOC IT været det samlende element: ”Vi beder ofte kunder, der henvender sig telefonisk om at oprette en opgave i AD HOC IT og vedhæfte de relevante filer,” siger Jesper Lassen.
Herudover brugte MIA-Service
aktivt deres telefonsystem til at sluse landinspektørerne over i AD HOC IT:
”Vi fik indtalt en ventebesked og en instruks om, at man skulle bruge AD HOC IT, hvis man henvendte sig med problemer med MIA”, fortæller Jesper Lassen.
Videnbase
Efterhånden som MIA-Service har indsamlet løsninger og work-arounds på problemer i MIA, er disse blevet lagt ind i AD HOC IT. ” Denne videnbase har også gjort det lettere for landinspektørerne at finde løsning på deres problemer med det sammen. Så alle brugere anvender videnbasen, hvorved de hurtigere får hjælp, og MIA-Service bliver aflastet,” forklarer Gary Denison.
Herudover har MIA-Service brugt AD HOC IT til kommunikation af vigtige budskaber:
”På forsiden af systemet – allerede inden brugerne er logget på – er der plads til helt aktuelle meddelelser, som er vigtige for landinspektørerne at få. Dette gælder både planlagt nedetid, men også nye, vigtige løsninger på problemer. Og vi kan udskifte meddelelserne i takt med vores behov. Denne facilitet sparer brugerne for mange henvendelser,” fortæller Jesper Lassen. ”Herudover har vi brugt AD HOC IT til at indsamle de gode ideer og ændringsønsker, som landinspektørerne har til den fortsatte udvikling af MIA,” supplerer Gary Denison.
Et uundværligt arbejdsredskab
”AD HOC IT er et enkelt og overskueligt system, der både er en hjælp for os og for landinspektør-kontorerne. Så AD HOC IT er et uundværligt arbejdsredskab,” siger Gary Denison. Herudover er Kort & Matrikelstyrelsen glade for Aventor som leverandør.
”Vi har fået lavet en tilpasning til standardsystemet, så der skal tilføjes kontaktinformation på den enkelte henvendelse. Hermed kan vi meget let ringe eller sende en e-mail, hvis der er tale om problemer, hvor det er vigtigt at give svar hurtigt, ” siger Jesper Lassen. ”Vi havde også købt klippekort til support – bare for en sikkerheds skyld. Men systemet er så godt og stabilt, at vi faktisk ikke har brugt alle vores klip!” slutter Gary Denison, Kort & Matrikelstyrelsen.
Om Kort & Matrikelstyrelsen: Kort & Matrikelstyrelsens opgave er at gøre kort og geodata til et dagligdags redskab for den offentlige sektor, virksomheder og borgere. Styrelsen er en central statslig myndighed med ansvar for bl.a. opmåling, kortlægning og matrikel- og landinspektørvæsen. En af styrelsens primære opgaver er matriklen. Matriklen er grundlaget for registrering af ejendomme og en central del af digital forvaltning. Ændringer i ejendommenes grænser gennemføres af landinspektører i privat praksis med eneret. Ændringerne registreres i matriklen af Kort & Matrikelstyrelsen som matrikelmyndighed. Kort & Matrikelstyrelsen underretter de relevante myndigheder om ændringer i matriklen.
Hvis du vil høre hvordan I kan optimere jeres Helpdesk funktion, så kontakt Aventor på telefon: +45 7015 7500 eller anvend kontaktformen her.