ARKEN - Museum for Moderne Kunst i Ishøj syd for København bruger AD HOC til at skabe overblik over museets komplekse arbejdsopgaver inden for it, drift og sikkerhed.
De fleste kender ARKEN som et moderne kunstmuseum, hvor man kan se på både interessante udstillinger og spændende arkitektur. Men herudover er ARKEN en kompleks arbejdsplads, som tæller ca. 120 medarbejdere med ansvars-områder, der spænder fra billetsalg, cafedrift og undervisningsafdeling over vagtpersonale og administrative medarbejdere til medarbejdere, der arbejder med restaurering af værker, rundvisning og tilrettelæggelse af udstillinger. Ud af 120 fuld- og deltids-medarbejdere har ca. 80 personer pc-arbejdspladser.
Brandslukning og irritation
Anette Hansen er uddannet ingeniør og har ansvaret for drift og sikkerhed på ARKEN. ”Før vi fik AD HOC, fik jeg mange beskeder om opgaver inden for mine ansvarsområder, når jeg be-vægede mig rundt i huset i løbet af arbejdsdagen. Især vagterne, som kontinuerligt kommer over alt på ARKEN, er gode til at lægge mærke til, om der er gået en lampe, om en vandhane drypper, eller om en informationsskærm er gået i stykker.
Men problemet var, at når jeg bare fik disse meldinger mundtligt i forbifarten, var det svært at huske alting. Det var irriterende for vagterne, som var omhyggelige og ansvarlige med at komme med tilbagemeldinger, når jeg glemte deres beskeder, og også frustrerende for mig selv,” fortæller Anette Hansen. ”Det manglende overblik betød, at driftsopgaverne ofte var præget af brandslukning og en ikke-optimal anvendelse af tiden, fordi folk rykkede, når de ikke var klar over, om jeg havde set deres input om en given opgave. Og på grund af det manglende overblik kunne det glippe med at give tilbagemeldinger på færdiggjorte opgaver, så folk opdagede ikke nødvendigvis, når en opgave var løst”.
Ud over at det var svært at skabe overblik og struktur over de akutte opgaver oplevede Anette Hansen også, at det var svært at planlægge driftsfolkenes opgaver fremadrettet.
Investering baseret på erfaringer
I 2007 fik ARKEN ny it-chef. Carsten Sjøholm kom til ARKEN efter at have været it-chef på Louisiana en del år. På Louisiana brugte man AD HOC, og Carsten Sjøholm var derfor vant til at have et kontinuerligt overblik over sine arbejdsopgaver. Så da han kom til ARKEN og fik ansvar for it og netværk, savnede han AD HOC.
”Anette var meget lydhør, da jeg fortalte om, hvordan AD HOC kunne hjælpe os med at skabe struktur på museets opgaver. Så da jeg havde overstået de mest presserende opgaver, som bl.a. var konsolidering af vores servermiljø, fik vi sammen vedtaget, at ARKEN investerede i AD HOC,” fortæller Carsten Sjøholm.
Så i foråret 2008 gik man i drift på AD HOC inden for alle opgaver, der lå inden for Anette og Carstens område, dvs. it, drift, sikkerhed, AV og rengøring. ”Ud over alle de akutte opgaver, som har at gøre med småreparationer og udskiftninger, så rummer driftsområdet en stor mængde af opgaver, som gentages hver dag, hver uge, hver måned, hvert kvartal eller hvert år. Det er opgaver som fx. skift af filtre, check af tekniske anlæg og afprøvning afmuseets brandcentral. Da vi tog AD HOC i brug, fik jeg både overblik over de akutte opgaver, så de bliver løst og der bliver givet feedback på dem, og på alle de genkommende opgaver, som nu ligger i et fast flow,” fortæller Anette Hansen.
Stringent anvendelse giver optimalt resultat
Da ARKEN tog AD HOC i brug, gik man meget struktureret til værks, bl.a. som resultat af Carsten Sjøholms erfaringer.
”Vi holdt et informationsmøde for hele huset, hvor vi fortalte om AD HOC og demonstrerede programmets forskellige muligheder, ligesom alle fik vejledning i at bruge AD HOC,” fortæller Anette Hansen. Derudover fik brugerne at vide, at kun de opgaver, som blev registreret i AD HOC, ville blive løst! ”Det er en forudsætning for, at systemet kommer til at fungere optimalt, at det bliver brugt stringent, så vi har været helt konsekvente,” siger Carsten Sjøholm.
Den stringente anvendelse blev gjort lettere af, at Carsten Sjøholm og Anette Hansen fra starten lagde sig fast på en klar og enkel model for, hvordan opgaver skulle meldes ind i AD HOC. Efter et halvt års brug blev ARKENs brug af AD HOC evalueret og fundet tilfredsstillende. ”Helt overordnet kunne vi konstatere, at vi havde overblik over både it- og drifts-relaterede opgaver, og at brugerne kunne bruge systemet til både at give besked om opgaver og til at se, at en given opgave er registreret og hvor den befinder sig,” siger Carsten Sjøholm. ”Så vi havde kun behov for at ændre enkelte småting.
Videndeling i praksis
Udover at skabe overblik over både akutte og genkommende opgaver, er man på ARKEN glad for at kunne bruge AD HOC til videndeling.
”Det er vældig praktisk, at AD HOC – ud over alt det andet – også er en database over, hvordan tidligere opgaver er blevet løst, så vi har et sted til al den information, som er værd at huske,” siger Anette Hansen.
I september 2010 havde ARKEN et servernedbrud, som viste, hvor meget medarbejderne har taget AD HOC til sig. ”På vores intranet har vi et link til AD HOC, så det er let for brugerne at få adgang til programmet. Og da den server, som bl.a. rummer vores intranet, havde et nedbrud, kunne vi se, hvor vigtig AD HOC er blevet for brugerne. For jeg fik rigtig mange henvendelser om, hvordan brugerne så skulle få fat i AD HOC, mens intranettet ikke var i luften,” fortæller Carsten Sjøholm.
Næste skridt: Processer
Både Anette og Carsten oplever AD HOC som et uundværligt redskab. Og de håber, at de snarest kan tage endnu et modul i brug, nemlig Processtyring. ”Der er mange processer, fx omkring ansættelse og afgang, som vi kunne håndtere meget mere effektivt via AD HOC. Ved ansættelse skal en ny medarbejder altid oprettes i forskellige systemer, have et brugernavn, et password og en mailbox,” forklarer Carsten Sjøholm.
”Herudover skal nye medarbejdere fotograferes, have et legitimationskort og have tildelt rettigheder,” supplerer Anette Hansen. ”Alle disse procedurer, som skal finde sted i en bestemt rækkefølge, kan håndteres meget let via AD HOC, på samme måde som procedurer, som knytter sig til afgang”.
”Så vi ser frem til, at ARKEN bevilger penge til denne udvidelse,” slutter Carsten Sjøholm.
Om ARKEN: ARKEN - Museum for Moderne Kunst blev åbnet i 1996. ARKEN er på mange måder en naturlig del af udviklingen af København. I forlængelse af dansk kulturpolitik var det naturligt at etablere en kultur-institution, der ville give den nye store befolkning på Vestegnen mulighed for at opleve den største nationale og internationale billedkunst i deres eget lokalområde. Den ambition bar etableringen af ARKEN Museum for Moderne Kunst gennem det politiske system. Og det førte til en af de store danske kulturinvesteringer i anden halvdel af det 20. århundrede i Danmark. ARKEN blev en satsning af internationale dimensioner. ARKEN er tegnet af den dengang unge arkitektstuderende Søren Robert Lund, som overraskende vandt konkurrencen om ARKENS udformning. Museets arkitektur er markant og udfordrende, men falder alligevel godt i med sine omgivelser - Strandparken. ARKEN bruger AD HOC til håndtering af opgaver inden for it, drift, sikkerhed, AV og rengøring. I vinteren 2010 kommer også vagternes opgaver ind.
Hvis du vil høre hvordan I kan optimere jeres Helpdesk funktion, så kontakt Aventor på telefon: +45 7015 7500 eller anvend kontaktformen her.